dutcheez’s diary

通勤電車で英語の勉強をしよう!

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18-10.2 英語で敬語-メール

2. メールのかきかた

 ・やっぱりメールは丁寧が一番?それともシンプルがいい?

 ・宛名を書く際はDear から始めるか?

 ・件名の【 】

 ・本文:強がってなんぼ, 弱みをみせるな

   年に何回も会えない, 見えない同僚とのコミュニケーション

 ・締めの言葉

   メールの形式, 例

 ・誤字脱字, 文法, 句読点の使い方には気をつけてください

 ・時差配慮と仕事を片付ける順番

 

 

 

 

 ・やっぱりメールは丁寧が一番?それともシンプルがいい?

 

日本ではメールの丁寧さや形式が求められる部分も多いですが,

英語メールを書く際は最初の3行が勝負です。「それ以上は読まない」という気持ちで最初の3行に要点の全てを込めなければいけません。

 

したがって, 日本語のフォームで書くと

 

XXさま

 

いつもお世話になっております

要件

以上, よろしくお願いいたします

 

YYより

 

ん?「いつもお世話になっております」「以上よろしくお願いいたします」で大切な2行を消費してしまっています。

 

えっ。要件を1行で書かないといけないの?

違います。あいさつ部分とよろしく部分は英語にしなくて大丈夫です。強いて言うなれば Hi と Thank you. でしょうか。

 

未だに「いつもお世話になっております」「よろしくお願いいたします」の英訳はなんなのか, 僕にはわかりません。「対訳はありません」が正解なのではないかと思っています。

 

 

 

・宛名を書く際はDear から始めるか?

 

教科書的にはDear (名前)で始めることが多いですが,

Hi (通称名),  または (通称名),

が経験的に多いです。上司が通称名/ファーストネームを希望する場合は, もちろんそこは通称名で書きましょう。

 

また, 複数名に送る際の日本語における「各位」は

 

Dear All,

Hi All,

All,

Team,

みたいな感じです。

 

かしこまったメール (例えば 顧客向けの形式ばったものや 社内向けでどうしてもフォーマルにしたいときなど) を打たないといけない場合はDear とか Hello とかに置き換える必要があります。

 

敬語やフォーマルさに うるさい国の人が必ずいらっしゃいますので, 受信者がどこの文化の方かを配慮しながら 形式を変えます。

 

 

 ・件名の【 】

 

すみつきカッコと呼ばれる【 】を使い, 【連絡】だの【申請】だの書くことが日本では多いですが, すみつきカッコは全角文字(日本のソフト固有)ですので, 国際的に使用するのはやめたほうが良いです。しかしながら 件名を見出し的に始める考え方は共通ですので, 表記を変えるだけで良いかと思います。

 

JR東日本の車内字幕で

【Shonan-Shinjuku Line Delay】

などの表記をみかけますが, すみつきカッコと半角文字が一緒に載っていると なんだか違和感しか残りません・・

 

 

半角の角カッコ[   ]  を使い

[INFO] (情報) 

などとすることもできますが カッコを前と後ろにつけるのは何かと面倒です。

違う表記としてコロンやハイフン, スラッシュを使えばわかりやすいですが, 全角文字は使わないように心がけてください。

 

DONE: (完了)

Heads up -  (連絡)

Action Required - (依頼)

 

という表記をよく見ますが, 僕はスラッシュ2個を使うのが // シュミです。

とりあえず見出し風に情報がわかれていれば何でもOKです。

 

Seek for Approval // ・・・ (承認願い)

Please Check // ・・・ (確認依頼)

 

 ・本文:強がってなんぼ, 弱みは一切みせるな

そんな感じが世界標準なのかなぁと 最近感じています。

 

中国人, シンガポール人が自分たちがアジアの中心だと叫んでいる中で, 東京の地位は放っておくとどんどん落ちていきます・・・。

 

年に何回も会えない, 見えない同僚とのコミュニケーション。

見えないからこそ, 「自分はチームの中でいい働きをしている」「チームにとって必要な存在だ」と主張し続ける必要があります。(少なくとも, サラリーマンなので・・)

 

文面で弱みを一回だけみせましたが, 案の定 上司から叱られました。

ケアしてくれる人などいません。自分の身は自分で守る, これが見えない相手とのコミュニケーションで必要な考え方なのだなぁと・・・痛感しました。

 

 

・締めの言葉 

ビジネスメールを締める際は Regards, Best Regards, Sincerely, などを使えばいいですが, そこはあまり気になりません(=誰も読まないが, 飾りとして重要)。

下記の青字部分をひとまとめにして署名(Signature)に登録しておくと便利です。

 

Thank you.

Best Regards,

(あなたのフルネーム)

(肩書き)はあってもなくてもOK

(部署名)

(会社名)

(住所+連絡先)

 

登録する際, 社名と自分の名前は太字, それ以外の部分を細字とするなどを 情報の大事さに応じて使い分けてください。

 

本文例: シンプル・イズ・ベスト。

以上をまとめると, 本文の例は次の通りになります。最初の3行に大事なところを

 

Subject: Biweekly report / xx; Two key topics

(件名)2週に1回の報告 / xxに関して2点

 

Hi All, (各位)

 

Attached is xx. (xx を添付したから確認してね)

Highlighted are the following two topics on xx. (お伝えしたいことは2点あって次の通り)

Please let me know if you have any questions.  (質問があったらぜひどうぞ)

 

    - 要点1: 1行

    - 要点2: 1行

 

 

Detailed info:   (詳細情報)

    a) ・・・

    b) ・・・

    c) ・・・

 

Thank you and best regards,

(あなたのフルネーム)

(部署名)

(会社名)

(住所+連絡先)

 

 

 

日本語にしてみればかなり不躾感が出ますが, 2−3階層上の人に対する報告であっても 基本的にはこのスタイルでOKです。 

 

 

 

 ・誤字脱字, 文法, 句読点の使い方には気をつけてください

 

 

 

最近, ファストフード店に行っても日本人の店員がほとんどいません。

注文するときはメニューで指差しすることが増えてきたわけですが・・・そこには外国人だから大目に見てあげよう的な心理が働いています。

 

この人大丈夫かな・・・?まあ外国人だから大目に見るか

と考えてもらえればいいのですが, それは上記で述べた「弱み」でしかなく, シビアなビジネスの世界では, 大目に見ようかという気持ちにはなりません。

 

 

日本人にとって英語は第2言語なので, 多少は大目に見てくれるかもしれませんが そういった甘えや期待は禁物です。アメリカであれば人種のるつぼ的な観点が身についていますが, 競争心むきだしの中国系の人であれば容赦はありません。(同じ第2言語ですし土俵は同じです)

 

 

余計な弱みを見せないためにも, スペルミスや見苦しい句読点遣いは

できるだけ皆無にしたい!

 

注意すべきはエクセルシート。設定にもよるのかもしれませんが, スペルミス?を指摘してくれる赤い線が表示されないのが特徴です。。。

 

 

 

 ・時差配慮と仕事を片付ける順番

 

日本は嬉しいことに, ほとんどの地域と比べて時間が早いことが特徴です。

「いついつの何時までにください」といった期限付きの仕事に関しては アメリカから言われるものであれば 先んじることができます。午前中に対アジアの仕事 --> 対ヨーロッパの仕事 --> 夕方から夜にかけては対アメリカの仕事 という順番で進めることができます。

 

昼休みの時間がいつなのか

出社と帰宅の一般的な時間は大体何時頃か

 

いろいろと配慮が必要ですよね・・・

 

 

メールにも, それぞれの時間帯にあったものを用意してあげるといいです。

結局 Hi を多用してもいいのですが, メールを見ていることが明らかな場合は時間帯によってGood morning xx, / Good evening xx, などとしてあげてもいいかもしれません。

 

 

アメリカ人は夕方帰る時間が早い いいなあ

 

という文言を聞く方もあるかもしれませんが, そこには

 

「そのかわり 出社時間がかなり早い」

という文言が抜けています。

 

 

日本の大都市圏では「9時の出社に間に合わせるために8時台の電車がよく混んでいる」みたいなことがあるようですが, アメリカ人は2時間以上早い

 

朝6時出社の 朝6時半会議スタートみたいな生活を送っている人がざらにいます。

 

まじか。

 

どこかのビジネス書で読んだ話は決してウソではありませんでした。

 

ランニングマシンが大好きで超早朝から体を鍛え, 

早朝に出社し,

食べながら会議をし,

人によっては早く帰る・・・

 

ビジネス書が解説するアメリカ人像が今, 目前にあります。

 

朝6時に走りにいったらホテルのランニングマシン6基が全て埋まっていた・・・

衝撃的な感動を覚えました・・

 

 

文章の書き方(小手先の敬語テクニック)については, 次の記事へ!

 

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